最簡單的作法，就是把工作分成四大類：TBD、Todo、Doing、Done，並定期檢視。這四個工作分類的使用方法如下：
在專案開始前，把所有的需求(外部跟內部)都列出，然後把「現在不做的」挑出來，放到TBD這類，剩下的放進TODO裡。
把TODO項目中的工作，依照「重要/不重要/緊急/不緊急」的排序原則，把工作排出優先順序來。
依照優先順序，逐一將工作依照每個人的專長、工作範圍來指派執行者，並訂出雙方都同意的工時或截止日。
確定所有工作皆已排定執行者與工時，並且有明確的完成驗收條件。若是專案類型工作，則需確定所有工作的截止日都是在上線日之前。
定期確認工作進度，將已開始做的項目移進Doing，將已完成的項目移進Done。檢查未完成項目數量，並再次確認可否如期完成。若發現延期的風險升高，則須採取對應的風險管理措施。
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